Härtetest „Corona“
Wie vielen anderen Energieunternehmen kommt auch uns in diesen Tagen eine besondere Rolle zu. Als Betreiber kritischer Infrastruktur übernehmen wir immer eine große Verantwortung, besonders aber in herausfordernden Zeiten, wie wir sie aktuell erleben. Wir alle stehen, privat und beruflich, vor großen Aufgaben: Die Prozesse müssen reibungslos funktionieren und die Kollegen müssen trotz räumlicher Distanz so gut wie möglich unterstützt werden. Wir müssen jetzt noch stärker als sonst, unserer Verantwortung gegenüber Kunden, Partnern und Kollegen gerecht werden. Gleichzeitig fehlt uns zu Hause die gewohnte Betreuung unserer Kinder durch Bildungseinrichtungen und beispielsweise Sportvereine und Großeltern.
Zu Beginn der Pandemie stellten sich viele Fragen: Wie mobilisiert man plötzlich mehrere hundert Menschen, von zu Hause aus zu arbeiten? Wie sieht die Zusammenarbeit aus, wenn der Austausch im Büro wegfällt? Wie gewährleisten wir die Sicherheit und die prozessuale Umsetzung von Projekten? Wie können wir weiterhin für unsere Kunden da sein? Wie schaffen wir es, dass auch Großprojekte möglichst reibungslos weiterlaufen?
Eine unternehmensweite Task Force gewährleistet Flexibilität
Die EnBW hat bereits frühzeitig begonnen, sich auch auf eine möglicherweise kritische Entwicklung der Ausbreitung des Coronavirus vorzubereiten: In einer unternehmensweiten Task Force und Task Forces der verschiedenen Geschäftseinheiten, so auch in der für die EnBW Operations, arbeiten Teams aus Vorstand, Führungskräften und Mitarbeitern zusammen, um möglichst schnell und flexibel auf die aktuellen Veränderungen reagieren zu können.
Dabei haben die Task Forces zwei grundlegende Faktoren im Blick: Die Menschen, die wir vor einer Ansteckung mit dem Coronavirus schützen wollen, und das Energieversorgungssystem, das wir auch in diesen Zeiten stabil und zuverlässig betreiben. Unsere Partner und Kunden verlassen sich auf uns. Dafür müssen wir die Herausforderungen als Chancen begreifen. Wenn wir das tun, werden wir an der aktuellen Situation wachsen.
Digitale Lösungen, Automatisierung und Kommunikation: Die Basis für einen stabilen Betrieb
Die gesamte EnBW und somit auch wir, die EnBW Operations inklusive des EnPowerX-Teams, setzt auf digitale Lösungen, Automatisierung und Kommunikation. Die digitalen Tools wie zum Beispiel Microsoft Teams bewähren sich aktuell als leistungsstarke und sinnvolle Werkzeuge im Arbeitsalltag. Unsere Teams können sich so optimal virtuell organisieren und austauschen.
Die Nutzung der digitalen Angebote hat massiv zugenommen, die Zahlen sprechen für sich: Waren es vorher nur 1.000, sind es nun 18.000 digitale Meetings und über 57.000 Chatnachrichten pro Tag und 10.000 digitale User, die die Systeme regelmäßig nutzen. Um eine solche Vernetzung ermöglichen zu können, wurden allein im Geschäftsbereich der Operations 95 % der Kollegen und 100 % der Dienstleister mobilisiert, d. h. technisch so ausgestattet, dass sie von Zuhause remote arbeiten können.
Die Umstellung auf Cloud-Betrieb zahlt sich aus
Angefangen von einer stabilen Internetverbindung bis hin zu zusätzlichen Monitoren – wir mussten innerhalb weniger Tage Arbeitsplätze bewerten, testen ob Home Office möglich ist und die noch fehlende Ausstattung an Hardware zur Verfügung stellen. Besonders hilfreich war eine hierfür etablierte EnBW Operations Task Force, die sehr schnell diese Bewertung angestoßen und durchgeführt hat. So haben wir nacheinander die verschiedenen Teams und Bereiche für das Homeoffice fit gemacht.
EnBW stellt bereits seit zwei Jahren sukzessiv auf den Cloud-Betrieb um. Das zahlt sich spätestens jetzt aus, denn die Kollegen sind mit der vorhandenen Software gut ausgestattet. Deshalb lag die größere Herausforderung darin, die Kollegen, die noch nicht auf eine remote-Arbeitsweise ausgerichtet sind, technisch auszustatten.
Nachdem die technische Seite gut funktioniert, wurde im Laufe der länger anhaltenden, digitalen Zusammenarbeit vor allem eines klar: Wir brauchen die Möglichkeit, trotz räumlicher Distanz gemeinsam zu arbeiten. Das bedeutet beispielsweise, Ideen auch digital für alle sichtbar festzuhalten und Planungsrunden in gewohnter Größen stattfinden zu lassen. Diesen Anforderungen müssen die digitalen Lösungen standhalten und dafür weiterführende Tools bereitstellen, die die kreative Zusammenarbeit unterstützen wie zum Beispiel virtuelle Whiteboards, gemeinsame digital nutzbare Aufgaben- und Zeitplanübersichten oder virtuelle Meetingräume. Es ist eine wichtige Bedingung, um die digitale Vernetzung produktiv zu gestalten und voranzutreiben.
Wie können wir die energiewirtschaftlichen Prozesse sicherstellen, wenn die Kollegen von Zuhause aus arbeiten?
Unsere EnBW Operations Task Force hat zunächst Maßnahmen zur Sicherstellung von betriebsnotwendigen Prozessen entwickelt. Hierzu zählt beispielsweise die Ausarbeitung verschiedener Maßnahmen, die abhängig von unterschiedlichen Szenarien greifen müssten.
Ein Szenario ist beispielsweise der Ausfall von relevanten Systemen, ein anderes Szenario berücksichtigt einen krankheitsbedingten Ausfall von Kolleginnen und Kollegen.
Automatisierte Prozesse helfen hier weiter: Sie entlasten Mitarbeiter, denn diese Prozesse können ungestört weiterlaufen. Die jetzige Erfahrung bestärkt uns darin, dass eine digitale Agenda unerlässlich und der Einsatz von KI und Automatisierungsmechanismen für einen stabilen Betrieb wichtig ist.
Die enge Abstimmung mit unseren externen Dienstleistern, Partnern und Kunden ist essenziell – und ein Aspekt, auf den wir besonders Wert legen. Der transparente und intensive Austausch schafft nicht nur gegenseitiges Vertrauen, sondern auch Handlungssicherheit, die für alle Beteiligten in solchen Situationen wichtig ist!
Auch die Endkunden müssen informiert werden, denn es kann zu Verzögerungen in der Bearbeitung ihrer Anliegen kommen. Aus vorherigen Projekten wissen wir, dass Endkunden mit höherer Akzeptanz bei Unregelmäßigkeiten reagieren, wenn sie vorab darüber informiert werden. Diese Kundenkommunikation unterstützt dabei, eine Toleranzkultur aufzubauen, die auch dem Kundenmanagement die Betreuung erleichtert.
Flexibles Arbeiten: lernen, kreativ mit Zeit umzugehen
Der Einsatz funktionierender Soft- und Hardware ist die Basis, flexibel und digital zu arbeiten. Über die Ausschöpfung ihres Potenzials entscheidet jedoch ihr Nutzer individuell.
In den vergangenen Wochen haben wir viel in der digitalen Zusammenarbeit gelernt. Diese Erfahrungen sind, unabhängig von der aktuellen Situation, wesentlich für die weitere, digitale Zukunft:
Es ist möglich! Selbst große Planungsrunden sind machbar. Es bedarf dabei bestimmte Regeln, wie beispielsweise eine festgelegte Moderation sowie gute Tool-Kenntnisse, um diese sinnvoll einzusetzen.
Dafür müssen die Nutzer digitales Knowhow für die Systeme mitbringen. Tun sie das nicht, ist es wichtig, die Kollegen an dieser Stelle zu unterstützen. EnBW hat hier sehr schnell reagiert: Besondere Schulungsteams haben Anleitungen und Schulungen rund um das Thema Homeoffice und die Nutzung digitaler Lösungen aufgesetzt. Dieses Angebot gibt es zusätzlich zu den sowieso schon zahlreich vorhandenen Schulungsvideos und Webinar-Angeboten rund um die digitalen Tools.
Miteinander sprechen und sich vernetzen – über die Arbeitsinhalte hinaus. Digitale Kaffeepausen, virtuelle Austauschrunden, das Feierabendbier per Videokonferenz oder der Mittagsplausch mit Chef und Kollegen: Es darf und soll dazu gehören, wie es auch im Büroalltag dazu gehört. Es tut der Seele gut und stellt auch den wichtigen Informationsaustausch sicher, der normalerweise ganz nebenher passiert. Die Kollegen müssen hierfür bewusster aufeinander zugehen. Der schöne Nebeneffekt ist aber: Diese Austauschrunden werden auch als besonders wertvoll wahrgenommen.
Auch wenn die technischen Voraussetzungen erfüllt sind, stellt die aktuelle Situation viele Kollegen vor weitere Herausforderungen: Sie müssen aufgrund der Schließung von Schulen, Kindergärten und -tagesstätten ihre Kinder tagsüber zu Hause betreuen. Hier kommen ihnen die flexiblen Arbeitszeiten entgegen, die durch den speziell für die Corona-Zeit getroffenen Tarif-Vertrag noch einmal ausgeweitet werden:
Die Kollegen können ihre Arbeitszeit also noch stärker an die persönlichen Gegebenheiten anpassen. Weitere Maßnahmen unterstützen zusätzlich. Zum Beispiel gibt es in der gesamtem Geschäftseinheit Meeting-freie Zeiten um die Mittagszeit.
Zu den formalen Rahmenbedingungen kommt eine starke Verständnis- und Toleranzkultur der Kollegen füreinander. Alles in allem stellen wir dadurch fest: Die Arbeitsqualität leidet nicht. Dieses maximal flexible Arbeiten nehmen wir als eine positive Erfahrung und für die Weiterentwicklung für ein zukünftiges, modernes Arbeiten mit.
Apropos flexibel: EnPowerX in Zeiten von Corona
Auch das EnPowerX-Entwicklungsteam hat seine agile Arbeitsweise auf remote umgestellt. Das bedeutet: Große Abstimmungsrunden, die Release- und PI-Planings sowie die Sprints finden über Videokonferenzen statt. Eine teamübergreifende und transparente Kommunikation ist essenziell für die erfolgreiche (agile) Zusammenarbeit. Denn es kommt auf jedes Teammitglied an – jeder muss gleichermaßen integriert werden. Das gelingt unserem Projektteam mit verschiedenen Methoden: Neben den bekannten technischen Tools, wendet es Methoden für ein fokussiertes Teambuilding an, um die Zusammenarbeit von innen heraus zu stärken.
Darüber hinaus setzt das Team verstärkt auf erfahrene Moderatoren und bewährte Moderationstechniken, damit die digitalen Konferenzen, koordiniert und produktiv ablaufen können. Unter anderem dienen regelmäßige Abstimmungstermine dazu, die Stimmungen und Optimierungspotenziale der Teams zeitnah und transparent aufzuzeigen. Auch hier wenden die Teams verschiedene Online Remote Tools an wie beispielsweise die Retro Seite im Ticketsystem (MS Azure). Hierüber können die Projektmitglieder in Echtzeit ihre Punkte eintragen und darüber diskutieren. Die Intensität der Termine und die Anforderungen an jedes einzelne Teammitglied wächst mit den Maßnahmen. Daher ist es essenziell, dass Erholungspausen – und die Einhaltung dieser! – definitiv berücksichtig werden. Um sich dann frisch und inspiriert wieder einbringen zu können.
Herausforderungen als Chancen bereifen: besonders jetzt
Für uns alle ist die aktuelle Lage ein Härtetest. Aber wir lernen auch ganz plötzlich, dynamisch und flexibel zu arbeiten und auf die Situation zu reagieren. Es erfüllt sich jetzt unter völlig unerwarteten Umständen die Anforderungen der Digitalisierung, die nämlich genau dies von uns als Energieversorgern und Dienstleistern fordert. So nehmen wir bislang folgende Erkenntnis auch für die Zeit nach Corona mit:
Es bewährt sich, digital zu sein: sich frühzeitig für nachhaltige Lösungen öffnen, die das flexible Arbeiten und die digitale Kommunikation ermöglichen.
Es bewährt sich, energiewirtschaftliche Prozesse zu automatisieren, um nicht nur die Fehlerquoten, sondern auch die manuelle Nacharbeit deutlich zu reduzieren. So können die Bereiche und Prozesse grundlegend entlastet werden.
Vor allem bewährt es sich, frühzeitig die Mitarbeiter auf ein digitales und flexibles Arbeiten vorzubereiten, in dem schon im Alltag digitale Lösungen aktiv integriert werden. Das erleichtert den Schritt in die digitale Welt.
Diese Erfahrungen lassen wir bereits jetzt schon in unsere Projekte für unsere Partner und Kunden einfließen. Und egal, wie das Jahr 2020 sich noch entwickeln wird: Wir machen weiter und stehen Ihnen zuverlässig zur Seite. Bleiben Sie gesund.
